E-Rechnungspflicht 2027 und 2028: Was kleine Unternehmen in Berlin jetzt tun müssen

Die E-Rechnung wird im deutschen B2B-Geschäftsverkehr schrittweise zur Pflicht. Viele kleine Unternehmen gehen davon aus, dass sie mit einer PDF-Rechnung per E-Mail auf der sicheren Seite sind – das ist ein Irrtum. Dieser Beitrag ordnet die Fristen ein und zeigt, was jetzt zu tun ist.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach dem europäischen Standard EN 16931. In der Praxis sind das XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (hybrides Format aus PDF und eingebettetem XML). Eine reine PDF-Datei erfüllt diese Anforderung nicht: Sie ist zwar elektronisch, aber nicht maschinell auswertbar – und gilt umsatzsteuerlich nicht als E-Rechnung.

Die Fristen im Überblick

• Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können – ohne Übergangsfrist, unabhängig von Größe und Rechtsform.
• Ab 1. Januar 2027: Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr (also 2026).
• Ab 1. Januar 2028: Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze, unabhängig vom Umsatz.

Für den Empfang gab es nie eine Übergangsfrist. Wer heute noch kein Verfahren dafür hat, ist bereits jetzt in der Pflicht – technisch genügt dafür zunächst ein zentrales E-Mail-Postfach mit einem definierten Prozess und revisionssicherer Archivierung.

Gilt das auch für mein kleines Unternehmen?

Ja, beim Empfang ausnahmslos. Bei der Ausstellung entscheidet der Vorjahresumsatz über den Zeitpunkt: Liegt Ihr Gesamtumsatz 2026 bei maximal 800.000 Euro, haben Sie bis Ende 2027 Zeit und dürfen bis dahin weiter Papier- oder PDF-Rechnungen versenden, sofern der Empfänger zustimmt. Ab 2028 gilt die Pflicht dann für alle.

Welche Rechnungen bleiben ausgenommen?

• Rechnungen an Endverbraucher (B2C) – dauerhaft nicht betroffen
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
• Fahrausweise
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht befreit – empfangen müssen aber auch sie

Welche Risiken drohen bei Versäumnissen?

Nach Ablauf der jeweiligen Übergangsfrist ist eine reine PDF-Rechnung umsatzsteuerlich keine ordnungsgemäße Rechnung. Das kann den Vorsteuerabzug beim Empfänger gefährden – mit der Folge, dass Kunden die Zahlung zurückhalten oder eine korrigierte Rechnung verlangen. Der praktische Druck entsteht deshalb oft früher als die gesetzliche Frist: Viele größere Auftraggeber verlangen schon heute strukturierte Formate.

Was Sie jetzt vorbereiten sollten

• Empfangsweg festlegen: zentrale Rechnungs-E-Mail-Adresse und klarer Zuständigkeitsprozess
• Archivierung prüfen: E-Rechnungen müssen revisionssicher im Originalformat aufbewahrt werden
• Stammdaten bereinigen – fehlerhafte Adress- oder Steuerdaten fallen bei strukturierten Formaten sofort auf
• Rechnungsprogramm auf XRechnung- und ZUGFeRD-Fähigkeit prüfen
• Freiwillig früher umstellen, um Routine aufzubauen, statt kurz vor der Frist zu improvisieren

Fazit

Die E-Rechnungspflicht ist kein einmaliges Projekt, sondern betrifft Stammdaten, Prozesse und Archivierung. Kleine Unternehmen in Berlin haben bis Ende 2027 Zeit für die Ausstellung – empfangen müssen sie längst. Wer die Umstellung mit der laufenden Buchhaltung verbindet, spart doppelte Arbeit. Wir richten den Prozess gemeinsam mit Ihnen ein.